Datenschutzordnung des dbb schleswig-holstein

Für den dbb sh ist ein sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten von großer Bedeutung. Dabei geht es uns nicht nur um die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften, sondern aus unserem Selbstverständnis heraus auch um die Begrenzung von Daten und Bürokratie auf das erforderliche Maß. Vorhandene Daten werden ausschließlich von uns selber für den jeweiligen Zweck genutzt. Sie werden nicht sachwidrig an Dritte weitergeleitet oder in sonstiger Weise zweckwidrig verarbeitet.

Für die Datenverarbeitung beim dbb sh ist diese Datenschutzordnung maßgebend. Sie wird mindestens einmal jährlich auf Anpassungserfordernisse aufgrund gesetzlicher Entwicklungen und praktischer Erfahrungen überprüft. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten des dbb sh ist Gegenstand einer gesonderten Regelung.

Unsere Mitgliedsgewerkschaften und -organisationen teilen uns Kontaktdaten (Namen, Postanschriften, Mail-Adressen, Telefonnummern) ihrer Funktionsträger mit, die ausschließlich für die Kommunikation und die Weiterleitung von Informationen über die Arbeit des dbb sh genutzt werden sollen.

Namen der uns benannten Funktionsträgern unserer Mitgliedsgewerkschaften und -verbände können im Zusammenhang mit gewerkschaftlichen Informationen auf der Internetseite und den Publikationen des dbb sh genannt werden. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nur veröffentlicht, wenn dies im Einzelfall sachgerecht erscheint und die jeweilige Person ihre Einwilligung erklärt hat.

Die Daten werden innerhalb von 3 Monaten gelöscht, wenn die Mitgliedschaft der Gewerkschaft/ des Verbandes endet oder die jeweilige Person mitteilt, dass die Daten nicht mehr genutzt werden sollen.

Daten der Einzelmitglieder der Mitgliedsgewerkschaften und -verbände werden dort und nicht beim dbb sh verarbeitet. Dies kommt lediglich infrage, soweit das Erfordernis im Zusammenhang mit der Erbringung von Serviceleistungen und Beitragsabrechnungen besteht.

Mitglieder der Organe und Gremien (einschließlich Fachgruppen und Projektgruppen) des dbb sh teilen uns – ggf. über ihre Gewerkschaft/ ihren Verband - ihre Kontaktdaten (Namen, Postanschriften, Mail-Adressen, Telefonnummern) mit, die für die Kommunikation und die Weiterleitung von Informationen über die Arbeit des dbb sh beziehungsweise im Zusammenhang mit der jeweiligen Gremienarbeit genutzt werden sollen. Geburtsdaten werden lediglich von den Mitgliedern des Landesvorstandes und der Vorsitzenden der Vertretungen erhoben.

Für diese Funktionsträger können Mail-Adressen mit der Domain des dbb sh erstellt und mit einer Weiterleitungsfunktion verbunden werden. Diese Mail-Adressen können im Zusammenhang mit gewerkschaftlichen Informationen auf der Internetseite und den Publikationen des dbb sh genannt werden. Weiterhin können diese Mail-Adressen auf einer passwortgeschützten Web-Oberfläche eingestellt werden, die den jeweiligen Gremienmitgliedern eine gegenseitige Kommunikation ermöglicht.

Soweit der dbb sh Benennungsrechte für externe Gremien bzw. Funktionen hat (z.B. ehrenamtliche Richter, Ausschüsse, Beiräte), werden die von der zuständige Stelle geforderten Daten der Interessentinnen/Interessenten dorthin weitergeleitet.

Bankdaten werden nur in den Fällen verarbeitet, in denen der dbb sh Reisekosten bzw. Entschädigungen zahlt. Die Verarbeitung ist auf diesen Zweck beschränkt.

Die Daten werden innerhalb von 3 Monaten gelöscht, wenn das Mitglied aus der jeweiligen Funktion ausscheidet bzw. eine Benennungsperiode endet.

Anmeldungen zu Veranstaltungen können in Abhängigkeit von den organisatorischen Vorgaben durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selber, durch Arbeitgeber oder durch Mitgliedsgewerkschaften und –verbände erfolgen. Die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten können Namen, Postanschrift, Arbeitgeber, Telefonnummern und Mail-Adressen umfassen. Die Daten werden ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen Veranstaltung beziehungsweise der in diesem Zusammenhang erforderlichen Kommunikation verarbeitet.

Die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft/ eines Verbandes wird erfasst, soweit diesen Organisationen bestimmte Kontingente zur Verfügung stehen. Zudem erfolgt eine freiwillige Angabe der Mitgliedschaft von Seminarteilnehmern, um vergünstigte Teilnahmebeiträge zu nutzen und um die Gewerkschaftsarbeit zu unterstützen. Der dbb sh ist berechtigt, die Angabe von der jeweiligen Mitgliedsgewerkschaft/ dem jeweiligen Mitgliedsverband bestätigen zu lassen, wenn dies für die Zuordnung von Kontingenten oder die Abrechnung vergünstigter Teilnahmebeiträge erforderlich ist.

Die Geburtsdaten von Seminarteilnehmern werden erfasst, um den Anforderungen an öffentliche Zuschüsse sowie ggf. dem Weiterbildungsgesetz Schleswig-Holstein Rechnung zu tragen.

Mail-Adressen von Seminarteilnehmerinnen und –teilnehmern können genutzt werden, um über weitere Seminarangebote des dbb sh zu informieren. Diese Option wird den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Zuge der Anmeldung bzw. der Teilnehmererfassung während des Seminars angeboten. Dabei besteht die Möglichkeit, der Einwilligung bzw. Nutzung auch danach jederzeit formlos zu widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs wird die Mail-Adresse gelöscht.

Wenn Anfragen oder Hinweise an den dbb sh gerichtet, werden die übermittelten beziehungsweise erfragten Daten gespeichert. Wir nutzen die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens.

Die Daten können an die zuständige Mitgliedsorganisation des dbb sh weitergeleitet werden, wenn die Bearbeitung des Anliegens dort erfolgt. Eine weitergehende Weiterleitung ist ausgeschlossen wenn keine Einwilligung der/des Betroffenen vorliegt.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist: Landesvorstand des dbb schleswig-holstein, Muhliusstraße 65, 24103 Kiel, Telefon 0431/675081, Telefax 0431/675084, E-Mail info@dbbsh.de

Rechtsgrundlagen

Die aus unserer Gewerkschaftsarbeit resultierende Datenverarbeitung basiert auf der Erlaubnis aus Art. 6 Abs. 1 b, c und f bzw. des Art. 9 Abs. 2 d der DS-GVO.

Zusätzliche Erhebungen und Nutzungen erfolgen ggf. nur mit einer individuellen Einwilligung.

Speicherorte

Soweit keine abweichenden Regelungen bestehen, werden die Daten auf einem eigenen Server des dbb sh gespeichert. Zugriff darauf haben lediglich die jeweils zuständigen Beschäftigten der dbb Landesgeschäftsstelle.

Papierdokumente werden in dafür geeigneten und verschlossenen Aktenschränken verwahrt.

Externe Dienstleister

Für die IT-Betreuung, die Domainverwaltung und die passwortgeschützte Kommunikationsplattform werden externe Dienstleister eingesetzt, die die Einhaltung datenschutzrechtlicher Erfordernisse gewährleisten.

Website

Da wir mit unserer Website in die Struktur der dbb Bundesorganisation eingebunden sind, gelten deren diesbezüglichen Datenschutzbestimmungen entsprechend.

Löschung sowie Recht auf Löschung

Soweit keine abweichenden Regelungen bestehen, werden die Daten solange verarbeitet und gespeichert, solange dies zur Erreichung des Speicherungszweckes erforderlich ist.

Personen, deren Daten durch den dbb sh verarbeitet werden, können gem. Art. 17 DS-GVO verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Widerruf der Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Einlegung eines Widerspruchs gem. Art. 21 Abs. 1 oder 2 DSGVO gegen die Verarbeitung und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

Daten, insbesondere Namen, können unabhängig von einer Löschung Gegenstand der Archivierung gewerkschaftlicher Aktivitäten sein. Eine weitere Verarbeitung oder Nutzung der archivierten Daten ist ausgeschlossen.

Weitere Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber dem dbb sh einen Auskunftsanspruch über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art 15 DS-GVO). In einem Auskunftsantrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um die Bearbeitung zu erleichtern. Die Auskunftsersuchen werden von der Geschäftsführung des dbb sh bearbeitet.

Sollten Daten nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein sein, kann eine Berichtigung verlangt werden (Art 16 DS-GVO).

Unter bestimmten Voraussetzungen besteht das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung von Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO).

Personen, deren Daten vom dbb sh verarbeitet werden, steht unbeschadet eines anderweitigen gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für den Datenschutz (ULD), Holstenstr. 98, 24103 Kiel, Tel. 0431/988-1200, E-Mail mail(at)datenschutzzentrum.de